Hoe organiseer je een geslaagd bedrijfsfeest?

27

Zo nu en dan eens een feestje vieren met het hele bedrijf kan heel erg goed zijn voor de onderlinge verstandhoudingen en algemene sfeer in het bedrijf. Een echt leuk feest kan bovendien worden gezien als een teken van waardering van de directie richting het personeel. Maar hoe organiseer je zo’n feest?

Begin op tijd

Hoe groot of klein je bedrijf ook is, het organiseren van een feestje kost altijd een hoop tijd. Begin er dus ruim van tevoren van, en zorg dat er mensen mee aan de slag gaan die er verstand van hebben. Als er erg veel te regelen valt, verwacht dan niet dat bijvoorbeeld een secretaresse het ‘er wel even bij doet’, maar verdeel de taken of wijs er iemand tijdelijk voor aan, en zorg dat diegene geen of minder ander werk heeft te doen.

Natuurlijk moeten er veel vragen worden beantwoord. Wanneer organiseren we het? Waar? Wat wordt de inhoud van het feest, en hoeveel is het budget? Het is goed om je af te vragen waar je het feest precies voor organiseert: heeft het bedrijf een heel goed jaar achter de rug, en wil je dit vieren? Of heeft het personeel keihard moeten werken, en wil je hen juist belonen en danken voor de inzet? Bedenk ook wat je rol als directie zal zijn: wil je een formeel gedeelte aan het feest vastplakken, een kleine toespraak bijvoorbeeld? Of gaan jullie het nu eens een hele avond niet over het werk hebben, en wordt het zo informeel mogelijk gehouden?

De praktische zaken

Zijn de knopen doorgehakt, dan beginnen de praktische zaken. Gaat het om een klein bedrijf, dan is dit wellicht niet zo lastig, maar bij een bedrijf van honderden medewerkers moeten veel dingen strak geregeld worden.

Denk bijvoorbeeld eens aan consumpties. Heb je een locatie op het oog, dan is dit er misschien eentje waar ze ook de hapjes en drankjes kunnen verzorgen. Is dit niet het geval, dan is de kans groot dat je hier een extern bedrijf voor inhuurt. Bespreek met hen wat de mogelijkheden zijn. Kun je vooraf een vast bedrag afspraken, afgaand op een aantal consumpties per persoon? Dan is het natuurlijk belangrijk om ervoor te zorgen dat je mensen niet meer consumeren dan is afgesproken. De uitgifte van consumptiebonnen kan daarbij een goed middel zijn.

Het is vaak ook mogelijk om iedereen te laten eten en drinken zoveel men wil en achteraf af te rekenen. In dat geval is het extra belangrijk, zeker als je het feest op een grote locatie viert, dat alleen mensen die ook echt bij het bedrijf horen toegang hebben, en geen volslagen vreemden je rekening flink verhogen. Vooraf uitgedeelde polsbandjes kunnen dit oplossen. Zo weet je zeker dat alleen personeel het feestje kan bezoeken.